Penyelenggaraan event besar merupakan tantangan tersendiri bagi pihak penyelenggara. Bagaimana tidak, keberhasilan suatu event akan menjadi hal yang ditargetkan oleh siapa saja sehingga harus dilakukan persiapan matang sebelum acara dimulai.
Persiapan-persiapan ini membutuhkan konsentrasi yang tidak bisa dipecah. Khususnya jika Anda menyiapkan acara seorang diri tanpa bantuan EO. Maka, persiapan akan sangat menentukan tingkat keberhasilan acara.
Persiapan Yang Harus Dilakukan Pada Penyelenggaraan Event
Ada beberapa persiapan umu yang harus dilakukan saat menyelenggarakan event. Persiapan ini terhitung vital keberadaannya di mana tanpa persiapan matang maka acara dapat menjadi gagal. Berikut merupakan persiapan yang umum dilakukan saat menyelenggarakan event:
1. General Meeting
Persiapan pertama yang tak boleh dilewatkan pada persiapan penyelenggaraan event adalah melakukan general meeting. Tahapan ini bisa dilakukan dengan beberapa pihak yang nantinya akan dilibatkan pada suatu acara. Tujuannya adalah untuk menentukan suatu pondasi dari event yang akan dilangsungkan.
Pada tahapan ini akan memastikan hal-hal apa saja yang harus dilakukan dan dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara. Keberhasilan acara akan ditentukan dari tahapan general meeting sehingga penting untuk melibatkan semua pihak terkait dalam memberikan gambaran mengenai apa yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan suatu acara.
2. Rincian Biaya
Ada satu hal yang tak kalah penting untuk diakukan yaitu masalah anggaran. Apalagi jika biaya yang dimiliki terbatas, maka harus dilakukan beberapa strategi untuk mampu menutupi semua kebutuhan dengan biaya yang tersedia. Setelah tahapan general meeting diharapkan akan mendapatkan hal-hal yang dibutuhkan dalam suatu acara.
Setlah mendapatkan lis tersebut, maka yang harus dilakukan selanjutnya adalah melakukan perencanaan dengan matang. Penentuan anggaran ini sangat penting untuk mengontrol pengeluaran nantinya sepanjang acara berlangsung.
3. Membuat Check List
Banyak sekali hal yang harus dipersiapkan dalam penyelenggaraan event. Setiap hal harus dilakukan tanpa kecuali. Pasalnya kelewat satu tahapan saja dapat menyebabkan kegagalan dalam kegiatan yang sudah diimpikan sejak lama.
Dalam mengantisipasi hal tersebut maka perlu dibuat semacam checklist mengenai apa saja yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan acara. Check list ini bisa dibagi kepada orang-orang sesuai dengan tugas yang diberikan mulai dari ketua penyelenggara hingga beberapa seksi acara. Tujuannya adalah agar memastikan semua yang dibutuhkan terpenuhi dengan baik.
4. Pembagian Timeline Kerja
Penyelenggaraan suatu acara membutuhkan persiapan matang dan kerja sama tim yang kompak. Dalam mempersiapkan segala hal tentu membutuhkan timeline khusus agar dapat terlaksana sesuai dengan jadwal. Timeline ini dapat dibagikan kepada semua anggota tim agar saling memastikan mengenai timeline yang telah dibuat.
5. Rundown Acara
Rundown (Susunan Acara) acara menjadi hal paling penting yang harus dipersiapkan agar acara berjalan dengan maksimal. Susunan Acara akan memberikan gambaran sistematis dan terstruktur mengenai acara yang akan dilangsungkan. Namun, rundown ini bersifat mudah sekali terjadi perubahan sehingga hanya digunakan sebagai patokan saja bukan merupakan hal yang mutlak dilakukan.
6. Koordinasi Dengan Berbagai Vendor
Hal lain yang juga harus diperhatikan adalah masalah koordinasi dengan berbagai vendor. Event besar tentu tidak akan berjalan sendirian namun akan melibatkan beberapa vendor dalam penyelenggaraannya sehingga penting untuk memilih vendor-vendor terbaik yang mampu membantu terselenggaranya acara.
Setelah memiliki pilihan vendor maka koordinasi harus dilakukan dengan intens. Jangan sampai tidak ada koordinasi yang menyebabkan adanya miss komunikasi pada beberapa vendor. Lakukan penyamaan persepsi mengenai acara tersebut sesuai dengan list yang disepakati. Menyelenggarakan acara besar bukan merupakan hal yang sulit dilakukan. Asalkan dibuat persiapan yang sangat matang dari jauh-jauh hari. selain itu, untuk mempermudah dapat menggunakan jasa penyelenggaraan event yang akan mempersiapkan segala hal dengan matang dan sempurna.
Jika kamu ingin membuat event, Idegajah bisa bantu, loh! Kontak kami dan cek produk lain dari kami juga di sini!
