Kenali Event Organizer dan Cara Kerjanya Bersama Idegajah!
Maraknya pelaksanaan event di tahun 2022 menjadi salah satu bentuk nyata dari bangkitnya pelaku usaha ekonomi kreatif setelah melalui masa pandemi. Berbagai macam acara mulai dari acara musik, olahraga, seni pertunjukan, dan lainnya sudah bisa kembali dinikmati. Seperti yang dikatakan oleh Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Menparekraf) Sandiaga Uno “Event-event tersebut dapat dijalankan dengan memperhatikan standar protokol kesehatan berbasis cleanliness (kebersihan), health (kesehatan), safety (keamanan), dan environment sustainability (kelestarian lingkungan) atau CHSE.”
Berita baik tersebut tentu disambut baik oleh masyarakat Indonesia yang sudah tidak sabar melepas rindu untuk datang ke event offline. Agar dapat memenuhi ekspektasi dan harapan masyarakat saat datang ke sebuah event, perlu ada persiapan yang maksimal. Nah, salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan jasa event organizer!
Apa itu Event Organizer?
Sederhananya, event organizer (EO) adalah pengelola suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Event organizer merupakan jenis usaha dalam dunia bisnis entertainment yang membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya. Untuk menjadi seorang EO atau event organizer yang handal, dibutuhkan pribadi yang berani, pintar melihat peluang, cekatan, dan tentunya kreatif dalam menciptakan ide-ide cemerlang sehingga dapat memberikan inovasi serta mewujudkan acara yang berkualitas.
Ide EO berawal dari kebiasaan orang yang menyelenggarakan suatu kegiatan dan dalam prosesnya dikerjakan oleh sekelompok orang yang memiliki satu visi yang sama untuk mensukseskan kegiatan tersebut.
Setiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material. Ingin tahu cara kerja EO? Simak penjelasan di bawah!
Cara Kerja Event Organizer
Dalam melaksanakan tugasnya, ada beberapa tahapan yang harus dilewati. Berikut beberapa diantaranya:
Perumusan Konsep
Hal utama yang perlu disiapkan adalah perumusan konsep. Sebuah event organizer harus melalukan brainstorming untuk menyusun rancangan dari program yang mau dilaksanakan, mulai dari penamaan, tema program, lokasi, dan lain sebagainya.
Teknis Acara
Pada tahap kedua, event organizer akan merumuskan konsep yang sudah disusun dan mempersiapkan segala kebutuhan untuk teknis acara demi memperlancar proses pelaksanaannya. Umumnya, pada tahapan ini rundown acara juga sudah mulai disusun sebagai gambaran pada hari H.
Menyusun Anggaran
Anggaran menjadi suatu hal yang sangat krusial. Penanggung jawab dalam bidang anggaran memerlukan ketelitian agar biaya dari mulai sewa lokasi, konsumsi, dekorasi, pengisi acara, dan lain sebagainya dapat terinci dengan baik.
Pembagian Tugas
Dengan melakukan pembagian tugas, proses kerja menjadi lebih cepat. Terlebih apabila setiap anggota dalam tim event organizer tersebut telah memiliki keahlian di bidangnya masing-masing. Tidak hanya itu saja, melalui tahapan ini kamu bisa menjadi lebih fokus mengerjakan tanggung jawab yang dimiliki.
Pendanaan
Setelah anggaran selesai disusun, jumlah biaya yang dibutuhkan sudah semakin jelas. Dengan begitu, tim event organizer dapat mulai membuat daftar calon pendana apabila menargetkan donatur dan juga sponsorship, yang akan disesuaikan dengan jenis serta tema acara, karena biasanya calon sponsor akan enggan mendanai suatu event yang tidak sesuai dengan produk, jasa, atau merek yang mereka usung.
Persiapan
Persiapan menjelang pelaksanaan acara juga tidak kalah penting. Tim EO harus memastikan persiapan pelaksanaan acara dapat berjalan sesuai timeline yang ditentukan. Pada tahap ini setiap tim yang bertugas mulai bergerak dan membuka negosiasi dengan pihak-pihak terkait seperti pengelola lokasi, vendor perlengkapan, panggung, sound system, pencahayaan, dan juga mulai bergerak untuk menghubungi para calon donatur dan sponsor.
Pelaksanaan
Terakhir, pada pelaksanaan acara, tim event organizer harus mampu menangani situasi yang terjadi di lapangan. Berbagai hal harus dipastikan agar dapat berjalan sesuai rencana dan tidak melebihi waktu yang ditentukan.
Itu dia penjelasan mengenai event organizer dan cara kerjanya. Memang tidak mudah untuk bisa mengorganisir sebuah acara, maka dari itu diperlukan pengalaman, kreativitas, dan tim yang solid untuk mewujudkannya.
Kalau Teman Idegajah ingin membuat acara tapi nggak mau ribet melewati 7 tahapan di atas, langsung aja hubungi @Idegajah. Konsultasikan permasalahan kamu melalui bit.ly/chatsalamganesha.
Kami tunggu, ya!
